Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Fem-R ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 18.12.2024.

Fem-R pidättää oikeuden muuttaa tätä selostetta tarvittaessa. Mahdolliset muutokset julkaistaan verkkosivuillamme, ja selosteeseen merkitään muutosten ajankohta.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Fem-R ry (myöhemmin "Fem-R")

Rekisterinpitäjän edustaja: Yhdistyksen hallitus

Sähköposti: info@fem-r.fi

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Fem-R käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Jäsenrekisterin ylläpito yhdistyslain (503/1989) mukaisesti.

  • Viestintä ja yhteydenpito jäsenten ja tapahtumiin osallistujien kanssa.

  • Tapahtumien järjestäminen ja turvallisemman tilan periaatteiden noudattaminen.

  • Uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähettäminen.

  • Verkkosivujen analytiikka ja toiminnan kehittäminen.

Oikeusperusteina käsittelylle ovat:

  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

  • Suostumus.

3. Rekisterin tietosisältö

3.1. Jäsenrekisteri

Keräämme seuraavat tiedot yhdistyksen jäseniltä:

  • Nimi

  • Sähköposti

  • Paikkakunta

  • Syntymävuosi

  • Jäsenyyden tyyppi (esim. varsinainen jäsen, kannattajajäsen)

3.2. Tapahtumien ilmoittautumiset

Tapahtumia varten voimme kerätä:

  • Nimi

  • Sähköposti

  • Jäsenyyden tyyppi

  • Kuvauslupa

  • Sitoutuminen turvallisemman tilan periaatteisiin

  • Lupa kerätä tietoja tapahtumaa varten

3.3. Verkkosivut ja analytiikka

Keräämme verkkosivujen lomakkeiden kautta:

  • Nimi

  • Sähköposti

  • Muita vapaaehtoisesti annettuja tietoja

Squarespacen analytiikkatyökaluilla voimme kerätä esimerkiksi:

  • IP-osoite

  • Selaimen tekniset tiedot

  • Vieraillut sivut ja istunnon kesto

3.4. Uutiskirjeet

Mailchimp-järjestelmässä olevat uutiskirjeiden tilaajatiedot:

  • Nimi

  • Sähköposti

4. Tietojen lähde

Keräämme tiedot suoraan rekisteröidyiltä, esimerkiksi:

  • Jäsenhakemuksen tai tapahtumailmoittautumisen yhteydessä.

  • Verkkosivujen lomakkeilla.

5. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Esimerkiksi:

  • Jäsentiedot säilytetään niin kauan kuin henkilö on jäsen.

  • Tapahtumailmoittautumiset poistetaan tapahtuman jälkeen kohtuullisessa ajassa.

6. Tietojen luovutus ja siirto

Fem-R ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman suostumusta. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle lukuun ottamatta:

  • Mailchimp (uutiskirjeet)

  • Squarespace (verkkosivujen analytiikka)

  • Nämä palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Tällöin huolehditaan tietosuoja-asetuksen mukaisista sopimuksista ja suojaustoimista.

7. Rekisterin suojaus

Fem-R säilyttää tiedot seuraavilla alustoilla:

  • Salattu sähköposti

  • Holvin jäsenrekisteri

  • Google Forms (tapahtumailmoittautumiset)

Tiedot ovat käytettävissä vain hallituksen jäsenillä, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä (esim. puheenjohtajat, jäsenvastaava, talousvastaava).

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  • Tarkastusoikeus: Oikeus saada pyyntöä tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisteröity.

  • Oikaisuoikeus: Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.

  • Poisto-oikeus: Oikeus pyytää tietojen poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”).

Pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen info@fem-r.fi. Rekisterinpito voi tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntöihin vastataan yleensä kuukauden kuluessa.

9. Lisätietoja

Lisäkysymyksiä varten voit ottaa yhteyttä osoitteeseen info@fem-r.fi.